Kanbanflow: una buona applicazione per controllare le attività in sospeso

Kanbanflow, è uno strumento di produttività, che può essere utilizzato attraverso il browser o su dispositivi mobili, è ampiamente utilizzato nelle relazioni di lavoro a distanza, cioè di tipo freelance; con esso le organizzazioni oi gruppi di lavoro possono vedere il progresso delle attività di ciascuno dei suoi membri. Se sei uno di quelli che hanno più compiti e non sanno come organizzare, o se hai più dipendenti e non sai come monitorare i tuoi progressi, Kanbanflow fa al caso tuo.

In questo articolo, mostreremo l'uso di questo strumento completamente gratuito, attraverso un esempio; non senza prima mostrare la vista principale o il cruscotto. L'interfaccia web è molto semplice, per entrare si può vedere un bar principale che contiene: tasto menu - le commissioni-(1), le notifiche (2), la configurazione (3), supporto (4) e il profilo della persona appartiene all'organizzazione (5).

Allo stesso modo, ci sono due schede nella vista principale, una - bacheche - in cui si trovano tutte le bacheche create, di proprietà del membro che è entrato nella piattaforma, e anche quelle che sono state create dai supervisori immediati.

Nella seconda scheda - membri - c'è l'elenco di tutti i membri del gruppo di lavoro e la loro email di contatto.

• Esempio di utilizzo

Per illustrare meglio l'operazione, verrà fornito un esempio da un vero compito.

1. Crea tavola:  puoi creare tutte le schede che vuoi, in queste è che tutte le attività saranno gestite e posizionate. Per creare la scheda, ci sono due opzioni, una nella vista principale dello strumento, in cui si fa clic sul pulsante crea scheda - credo che (1) e il secondo è attraverso il pulsante di configurazione (2); c'è la visione dell'organizzazione, e la quantità di schede che ha e il pulsante creare una scacchiera.

2. E 'possibile creare una bacheca selezionando una delle seguenti opzioni: bacheca kanban, con questa si crea una bacheca con le colonne di propria preferenza, la seconda opzione è copiare una bacheca precedentemente creata (con la stessa struttura), e la terza è creare un dashboard che mostri le informazioni dei più dashboard di cui dispone l'organizzazione.

3. Inizia con la prima opzione, dove viene indicato il nome della scheda (1), e viene selezionato se il tabellone appartiene ad un'organizzazione o è di uso indipendente (2). Il processo viene seguito (3) e la finestra della colonna viene aperta, il sistema apre le colonne 4 per impostazione predefinita (4), ognuna indica il livello di avanzamento di ogni attività. I nomi possono essere modificati e modificati anche in base alle dinamiche e alle esigenze del gruppo di lavoro, aggiungendo o eliminando colonne (5), il processo è seguito (6).

4. Il punto successivo è specificare in quale delle colonne verranno posizionati i lavori finiti (1), se lo strumento crea una nuova colonna, o se non è necessario specificare (2) nella scheda corrente. L'ultimo passaggio consiste nell'indicare quante attività possono essere soddisfatte per ciascuna colonna: WIP (4), il processo (5) è terminato.

5. Alla fine si osserva la scheda, per aggiungere le attività, fare clic sulla croce verde accanto al nome di ciascuna colonna (1), viene aperta una finestra con i dati dell'attività, il nome - colonna in cui è inserito (idee ) (2), preferenza cromatica della finestra, membri che eseguiranno l'attività, etichette associate per una ricerca migliore (3), descrizione dell'assegnazione (4), commenti correlati (5). Sul lato destro della finestra, una serie di strumenti sembra rendere ancora più specifiche sull'attività (6).

• L'uso dei colori nelle assegnazioni può essere rilevante per molti, poiché con questi è possibile differenziare processi completamente diversi o uguali, in modo da poter visualizzare il progresso di ciascuna attività molto più velocemente.
• I commenti, è un altro punto che rende grande questo strumento, dal momento che il proprietario del consiglio di amministrazione o il supervisore dell'attività può indicare le specifiche rispetto all'attività, è un altro modo di relazionarsi con il membro che sta eseguendo il processo stesso.

6. Gli strumenti che aiutano a gestire meglio l'attività sono i seguenti: Aggiungi (1): puoi aggiungere descrizioni, membri, tag, sottoattività, scadenza, tempo stimato di durata, tempo manuale, commenti,

Sposta (2): sposta su un'altra scheda o su un'altra colonna. Timer (3): avvia il conto alla rovescia (contatore), questo ha la particolarità che integra la tecnica pomodoro, che consiste nello stabilire periodi di tempo fissi tra 25 e 50 minuti; è completamente configurabile accedendo alla sua configurazione una volta avviato. Rapporti (4): rapporti sui risultati. Altro (5): crea l'URL associato all'attività. Elimina (6): elimina

Le relazioni possono dare un'idea di come l'attività è progredita, e quindi della persona che sta portando avanti l'attività. Facilita di per sé che il supervisore non debba effettuare rapporti esterni sulla piattaforma, il che sarebbe considerato una perdita di tempo. Analogamente, la tecnica pomodoro consente un'attività in 50 minuti, può dare l'esecutore dei periodi di riposo attività 5 minuti, questi piccoli spazi di riposo è chiamato pomodoros, dopo che la persona si accumula 4 pomodoros, resto il prossimo sarà 15 minuti.

7. I sotto-compiti sono fondamentali per la definizione degli incarichi, questo perché, con essi, è possibile identificare quanto è progredita l'attività, dopo averli svuotati, si fa una spunta su ciascuna delle caselle, fino a determinare che il processo è completo e l'attività può essere spostata nella colonna delle attività completate.

8. Dopo che le preferenze sono state stabilite, l'assegnazione è la seguente e viene aggiunta alla colonna corrispondente.

9. Quando l'attività cambia stato, viene semplicemente presa con il cursore e trascinata nella posizione considerata. Tuttavia, è necessario limitare, che nuove attività non possono essere incluse, fino a quando quelle che sono in corso non vengono eseguite, questo è un modo per garantire che tutte le attività siano completate e che le persone non includano in modo massiccio attività che in seguito non lo fanno potrebbero finire.

10. È uno strumento completamente personalizzabile, nelle configurazioni delle schede è possibile definire altri tipi di caratteristiche, come cambio nome, proprietario, se si desidera archiviare o spostare l'organizzazione, specificare i colori di ogni scheda, limite di tempo, unità di stima (punti o tempo)

11. Dal cellulare puoi tracciare le attività, tramite il browser che preferisci, non è un'applicazione mobile, che può essere scaricata da un qualsiasi app store, per verificare lo stato delle attività mentre non c'è un computer nelle vicinanze è molto utile.

12. Vengono mostrate le schede, e ovviamente ognuna delle attività create, per visualizzare ogni colonna è sufficiente far scorrere lo schermo in modo che vengano mostrati tutti i processi e il loro livello di avanzamento.

Considerazioni finali

È un grande passo per i leader delle piccole imprese, le imprese digitali e anche quelle persone che hanno bisogno di organizzarsi nelle proprie attività (come studenti o progetti personali condivisi), e questi a loro volta sono integrati da un altro insieme di più attività secondarie .

Inoltre, è un modo per i supervisori di delegare attività al proprio gruppo di membri. È interessante, come con uno strumento gratuito come questo, è possibile visualizzare tutti i movimenti dell'organizzazione, non è limitato in termini di alcuna funzionalità, non c'è azione bloccata, che dà maggiore libertà di utilizzo. E, se ciò non bastasse, non finisce con l'assegnazione delle attività ai dipendenti - come accade con programmi, notebook e altre risorse d'ufficio -, questo è un altro vantaggio che può farti migrare i tuoi dati su questo strumento.

Speriamo che sia stato utile e invitiamo le parti interessate ad accedere Kanbanflow dal tuo sito web, o dal browser mobile, sarà per un intero modo entrare nella produttività dell'era digitale in modo facile e amichevole.