Kanbanflow: una buona applicazione per controllare le attività in sospeso

Kanbanflow, è uno strumento di produttività, che può essere utilizzato attraverso il browser o su dispositivi mobili, è ampiamente utilizzato nelle relazioni di lavoro a distanza, cioè di tipo freelance; con esso le organizzazioni oi gruppi di lavoro possono vedere il progresso delle attività di ciascuno dei suoi membri. Se sei uno di quelli che hanno più compiti e non sanno come organizzare, o se hai più dipendenti e non sai come monitorare i tuoi progressi, Kanbanflow fa al caso tuo.

In questo articolo, mostreremo l'uso di questo strumento completamente gratuito, attraverso un esempio; non senza prima mostrare la vista principale o il cruscotto. L'interfaccia web è molto semplice, per entrare si può vedere un bar principale che contiene: tasto menu - le commissioni-(1), le notifiche (2), la configurazione (3), supporto (4) e il profilo della persona appartiene all'organizzazione (5).

Allo stesso modo, ci sono due schede nella vista principale, una-schede in cui sono posizionate tutte le schede create, la proprietà del membro che è entrato nella piattaforma e anche quelle che sono state create dai supervisori immediati.

Nella seconda scheda - membri - c'è l'elenco di tutti i membri del gruppo di lavoro e la loro email di contatto.

  • Esempio di utilizzo

Per illustrare meglio l'operazione, verrà fornito un esempio da un vero compito.

1. Crea tavola: puoi creare tutte le schede che vuoi, in queste è che tutte le attività saranno gestite e posizionate. Per creare la scheda, ci sono due opzioni, una nella vista principale dello strumento, in cui si fa clic sul pulsante crea scheda - credo che (1) e il secondo è attraverso il pulsante di configurazione (2); c'è la visione dell'organizzazione, e la quantità di schede che ha e il pulsante creare una scacchiera.

2. È possibile creare una bacheca selezionando una delle seguenti opzioni: kanban board, con questa si crea una board con le colonne di preferenza, la seconda opzione è di copiare una board precedentemente creata (con la stessa struttura), e la terza è di creare una dashboard che mostra le informazioni delle schede multiple che l'organizzazione ha.

3. Inizia con la prima opzione, dove viene indicato il nome della scheda (1), e viene selezionato se il tabellone appartiene ad un'organizzazione o è di uso indipendente (2). Il processo viene seguito (3) e la finestra della colonna viene aperta, il sistema apre le colonne 4 per impostazione predefinita (4), ognuna indica il livello di avanzamento di ogni attività. I nomi possono essere modificati e modificati anche in base alle dinamiche e alle esigenze del gruppo di lavoro, aggiungendo o eliminando colonne (5), il processo è seguito (6).

4. Il prossimo punto è specificare in quale delle colonne verranno posti i lavori finiti (1), se lo strumento crea una nuova colonna, o se nella scheda corrente non è necessario specificare (2). L'ultimo passo è indicare, quante attività possono essere soddisfatte per ogni colonna - WIP (4), il processo è finito (5).

5. Alla fine si osserva la scheda, per aggiungere le attività, fare clic sulla croce verde accanto al nome di ciascuna colonna (1), viene aperta una finestra con i dati dell'attività, il nome - colonna in cui è inserito (idee ) (2), preferenza cromatica della finestra, membri che eseguiranno l'attività, etichette associate per una ricerca migliore (3), descrizione dell'assegnazione (4), commenti correlati (5). Sul lato destro della finestra, una serie di strumenti sembra rendere ancora più specifiche sull'attività (6).

  • L'uso dei colori nelle assegnazioni può essere rilevante per molti, poiché con questi è possibile differenziare processi completamente diversi o uguali, in modo da poter visualizzare il progresso di ciascuna attività molto più velocemente.
  • I commenti, è un altro punto che rende grande questo strumento, dal momento che il proprietario del consiglio di amministrazione o il supervisore dell'attività può indicare le specifiche rispetto all'attività, è un altro modo di relazionarsi con il membro che sta eseguendo il processo stesso.

6. Gli strumenti che aiutano a gestire meglio l'attività sono i seguenti: Aggiungi (1): è possibile aggiungere descrizioni, membri, etichette, sottoattività, scadenza, tempo stimato di durata, tempo manuale, commenti,

Sposta (2): sposta su un'altra scheda o su un'altra colonna. Timer (3): avvia il conto alla rovescia (contatore), questo ha la particolarità che integra la tecnica pomodoro, che consiste nello stabilire periodi di tempo fissi tra 25 e 50 minuti; è completamente configurabile accedendo alla sua configurazione una volta avviato. Rapporti (4): rapporti sui risultati. Altro (5): crea l'URL associato all'attività. Elimina (6): elimina

Le relazioni possono dare un'idea di come l'attività è progredita, e quindi della persona che sta portando avanti l'attività. Facilita di per sé che il supervisore non debba effettuare rapporti esterni sulla piattaforma, il che sarebbe considerato una perdita di tempo. Analogamente, la tecnica pomodoro consente un'attività in 50 minuti, può dare l'esecutore dei periodi di riposo attività 5 minuti, questi piccoli spazi di riposo è chiamato pomodoros, dopo che la persona si accumula 4 pomodoros, resto il prossimo sarà 15 minuti.

7. I sotto-compiti sono la chiave per la definizione dei compiti, questo perché, con loro, è possibile identificare fino a che punto l'attività è progredita, dopo averli chiariti, si controlla su ciascuna delle caselle, finché non si determina che il Il processo è stato completato completamente e l'attività può essere spostata nella colonna delle attività completate.

8. Dopo aver stabilito le preferenze, l'assegnazione viene lasciata come segue e viene aggiunta alla colonna corrispondente.

9. Al momento l'attività cambia stato, viene semplicemente presa con il cursore e trascinata nella posizione che viene considerata. Tuttavia, è necessario notare che non è possibile includere nuove attività, fino a quando quelle in corso non sono state completate, questo è un modo per garantire che tutte le attività siano completate e che le persone non includano in modo massivo attività che successivamente non Puoi finire.

10. È uno strumento completamente personalizzabile, nelle configurazioni delle schede, è possibile definire un altro tipo di caratteristiche, come cambio di nome, proprietario, se si desidera archiviare o spostare l'organizzazione, specificare i colori di ciascuna scheda, limite di tempo, unità di stima (punti o tempo)

11. Dal cellulare è possibile seguire le attività, tramite il browser di propria preferenza, non è un'applicazione mobile, che può essere scaricata da qualsiasi app store, tuttavia, per verificare lo stato delle attività mentre non si dispone di un computer vicino, è molto utile.

12. Le schede vengono mostrate e, ovviamente, ciascuna delle attività create, per visualizzare ogni colonna, è sufficiente far scorrere lo schermo per mostrare tutti i processi e il loro livello di avanzamento.

Considerazioni finali

È un grande passo per i leader delle piccole imprese, le imprese digitali e anche quelle persone che hanno bisogno di organizzarsi nelle proprie attività (come studenti o progetti personali condivisi), e questi a loro volta sono integrati da un altro insieme di più attività secondarie .

Inoltre, è un modo per i supervisori di delegare attività al proprio gruppo di membri. È interessante, come con uno strumento gratuito come questo, è possibile visualizzare tutti i movimenti dell'organizzazione, non è limitato in termini di alcuna funzionalità, non c'è azione bloccata, che dà maggiore libertà di utilizzo. E, se ciò non bastasse, non finisce con l'assegnazione delle attività ai dipendenti - come accade con programmi, notebook e altre risorse d'ufficio -, questo è un altro vantaggio che può farti migrare i tuoi dati su questo strumento.

Speriamo che sia stato utile e invitiamo le parti interessate ad accedere Kanbanflow dal tuo sito web, o dal browser mobile, sarà per un intero modo entrare nella produttività dell'era digitale in modo facile e amichevole.

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